Privatlivspolitik

Randers Retshjælp (i det følgende benævnt ”RR.”) er ansvarlig for overholdelse af gældende lovgivning, herunder EU-forordningen om persondata (herefter kaldet ”GDPR”) samt databeskyttelsesloven

RR har vedtaget denne persondata- og privatlivspolitik, der gælder for rådgivningsvirksomheden i forbindelse med behandlingen af persondata.

 

Persondata- og privatlivspolitikken indeholder en beskrivelse af, hvordan vi behandler persondata om vores klienter og andre parter, som vi håndterer persondata omkring som led i vores sagsbehandling eller til opfyldelse af andre formål.

 

Derudover henvises der til vores cookiepolitik, der gælder for indsamling af persondata i forbindelse med benyttelse hjemmesiden www.randersretshjælp.dk med undersider.

 

For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri – eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller data-fortrolighed.

 

Vi er dataansvarlige.

 

Når vi behandler persondata om klienter er vi at betragte som dataansvarlige.

Behandling af personoplysninger for dig som klient som led i varetagelsen af en sag:

Når vi håndterer personoplysninger om  dig som gør vi det for at løse den juridisk opgave, som du har bedt os om at bistå dig med.

 

Som jurister arbejder vi som oftest selvstændigt og vurderer herunder, om der er grundlag for at indsamle og behandle personoplysninger, hvilke personoplysninger der er nødvendige og relevante, og hvor længe personoplysningerne skal opbevares.

Når vi er dataansvarlige i forhold til dine persondata, betyder det, at vi skal sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen (Se afsnittet ”Dine rettigheder”).

Behandling af personoplysninger som led i jobansøgning:

RR håndterer jobansøgninger i forbindelse med rekruttering af nye medarbejdere, og RR. er i den forbindelse dataansvarlig for de persondata, du afgiver i din ansøgning og tilhørende bilag.

Som dataansvarlig for persondata i en jobansøgning og ansættelsesforhold i øvrigt skal vi sikre over-holdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen (Se afsnittet ”Dine rettigheder”). Vi har udarbejdet en persondatapolitik for rekruttering, som du kan se her.

Kontaktoplysninger i tilfælde af spørgsmål om RR.’ håndtering af personoplysninger

RR er ansvarlig for de persondata, der behandles i forbindelse med konkrete klientforhold og sager. Du kan altid kontakte RR.’ på raadgivning@legal-aid.dk

 

RR.’ øvrige kontaktoplysninger:

 

Randers Retshjælp

Niels Brocks Gade 12,1

8900 Randers

CVR-nr.: 39623609

Telefon: 25 12 00 10

Mail: info@randersretshjælp.dk

 

Det er også denne e-mailadresse, du skal anvende, hvis du vil have indsigt i, hvilke oplysninger RR. behandler om dig.

Vi sikrer fair og transparent databehandling

BEHANDLING AF PERSONDATA

Vi anvender de persondata, som er nødvendige og relevante for varetagelsen af den konkrete opgave eller sag. De data, vi anvender, kan – afhængig af karakteren af opgaven/sagen – omfatte:

 

Almindelige persondata

Almindelige persondata kan fx være oplysninger om navn, adresse samt yderligere kontaktoplysninger, oplysninger om økonomiske forhold, familiemæssige forhold mv. Karakteren af oplysninger vi indhenter, afhænger af opgavens karakter.

 

Medmindre vi aftaler andet med vores klient, kan almindelige personoplysninger udveksles med klienten og relevante tredjemænd ved anvendelse af e-mails uden kryptering.

 

CPR-numre

I en række sammenhænge er vi nødt til at behandle CPR-numre, fx ved handel med fast ejendom, tingslysningsekspeditioner, selskabsstiftelser, kontakt til myndigheder.

 

Følsomme oplysninger

Det er i visse sager relevant at behandle følsomme persondata, herunder helbredsoplysninger, genetiske og biometriske data, oplysninger om racemæssig/etnisk oprindelse, politisk, religiøst eller filosofisk tilhørsforhold, oplysninger om seksuelle forhold, oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt oplysninger om strafbare forhold.

 

Følsomme oplysninger behandles med særlig fortrolighed.

 

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer persondata i forbindelse med bestemte formål i forbindelse med varetagelse af sager for vores klienter eller som led i vores egne forretningsmæssige formål.

 

De typiske situationer er, hvor vi behandler persondata for at varetage vores klients interesser i forbindelse med en konkret sag eller opgave,

Vi behandler kun relevante og nødvendige persondata

 

Vi behandler kun persondata om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Vi anvender således ikke andre persondata, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

 

Derudover behandler vi kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål.

Med henblik på at sikre, at vi alene behandler relevante og nødvendige persondata for hvert af vores bestemte formål, anvender vi IT-løsninger, der bidrager til at sikre, at der alene indsamles den datamængde, der er nødvendig. Det sikres også via interne retningslinjer, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang.

 

For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi IT-løsninger, der sikrer, at persondata kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.

 

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

 

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.

 

Da vores service er afhængig af, at dine persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine persondata. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

 

For at sikre kvaliteten af dine persondata, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

 

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

 

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af de pågældende persondata.

 

Dette indebærer fx, at vi sletter alle oplysninger senest 3 måneder efter din sag er afsluttet.

 

Vi har altid et lovligt grundlag for at behandle dine persondata

 

Når vi behandler dine persondata i forbindelse med sagsbehandling, sikrer vi os, at vi altid har et lov-ligt grundlag for at behandle dine oplysninger.

 

Som oftest behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores aftale om at bistå dig med en sag og vores legitime interesse i at behandle dine persondata.

 

I visse tilfælde skal vi indhente dit samtykke, inden vi behandler dine persondata, fx i forbindelse med behandlingen af følsomme personoplysninger. Dog er det ikke nødvendigt at indhente samtykke i forbindelse med håndteringen af tvister, herunder vurdering, anlæggelse og førelse af retssager, hvor vi har mulighed for at behandle persondata af enhver art – herunder følsomme persondata – når det er nødvendigt for at fastlægge, rejse eller forsvare et retskrav.

Et eventuelt samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os.

Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og – såfremt det er nødvendigt – beder vi om dit samtykke, før vi påbegynder databe-handlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Vi videregiver ikke dine persondata uden et lovligt grundlag

Vi sikrer os altid, at der er et lovligt grundlag, inden vi videregiver dine persondata til tredjepart.

I forbindelse med behandlingen af en sag, kræves der ikke samtykke til at videregive klientens oplysninger til fx retten eller en modpart, når det sker som led i opfyldelsen af vores aftale om bistand eller med henblik på at fastlægge, rejse eller forsvare et retskrav.

Vi indhenter dit samtykke, før vi videregiver dine persondata til modtagere i tredjelande, dvs. lande udenfor EU/EØS-området.

Det bemærkes, at videregivelse af persondata til tredjelande kun er relevant i forbindelse med konkrete opgaver.

 

SIKKERHED

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

 

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og persondata, der afdækker oplysninger om personlige interesser og oplysninger, som i øvrigt anses at være fortrolige. Vi kontrollerer den faktiske adgang gennem tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbrud-det så hurtigt som muligt og i henhold til de i lovgivningen fastsatte regler herom.

Såfremt advokatvirksomheden anvender en ekstern samarbejdspartner til opbevaring af persondata (cloud-løsning), sikrer vi os, at der er indgået databehandleraftale og at den pågældende samarbejdspartner har betryggende sikkerhedsprocedurer, og at efterlevelse af disse løbende auditeres, fx. ved anmeldelse af it-leverandører, der opretholder en relevant ISO-certificering om IT- og informationssikkerhed.

 

Brug af Facebook

 

Behandling af personoplysninger og digital kommunikation

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt, så dine oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab, fx når du indtaster oplysninger via hjemmesidens facebookside.

Du bør aldrig sende personlige og fortrolige oplysninger eller personfølsomme oplysninger via vores facebookside

RR er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger indtastet via kontaktformularer på vores hjemmeside er:

  • Persondataforordningens art. 6.1.a og art.9.2.a (samtykke til specifikke formål)

Du kan altid kalde et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage. Hvis samtykket er den eneste behandlingshjemmel, må vi herefter ikke længere behandle den pågældende oplysning.

I det omfang, vi bruger eksterne databehandlere, er dette reguleret ved en databehandleraftale, så det sikres, at dine oplysninger behandles i henhold til lovgivningen. En databehandler er en virksomhed, der behandler data/oplysninger på vegne af RR. Sådanne eksterne databehandlere kan omfatte: It-leverandører (herunder visse former for software- og supportaftaler samt hosting- og cloudbaserede løsninger

RR opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne levere rådgivning til dig i forhold til det formål, som du har kontaktet RR.

Opbevaringen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, som du underskriver.

 

BRUG AF COOKIE

RR har en cookiepolitik – Læs den her.

 

DINE RETTIGHEDER

Du har ret til at få adgang til dine persondata

 

Du har som klient til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine per-sondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.

 

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de persondata, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du ovenfor.

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du ovenfor.

 

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

 

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

 

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har andet lovligt grundlag for behandling af dine persondata. Hvis du mener, at dine persondata ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

 

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af persondata

 

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod

 

Du har ret til at modtage dine persondata i elektronisk form (ret til dataportabilitet)

 

Du har ret til – i elektronisk form – at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler per-sondata om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder.

 

Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format via e-mail eller på et USB-stik.

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, vi har modtaget din henvendelse.

 

Du kan klage over uretmæssig behandling af persondata

Hvis du mener, at der foregår uretmæssig behandling af dine persondata, bør du først drøfte dette med advokaten på sagen. Du kan også klage til den person, som RR. har udpeget som ansvarlig for persondataspørgsmål, Chefjurist Dennis Jakobsen ved at sende en e-mail til Dennis@Randersreteshjælp.dk .

 

Mener du, at dine personoplysninger– trods klage til RR. – ikke bliver behandlet korrekt, kan du klage til Datatilsynet. Se nærmere herom på www.datatilsynet.dk